5 règles à suivre pour faire une réunion efficace

Pour citer le capitaine Kirk, « Une réunion est un événement au cours duquel les minutes sont conservées et les heures sont perdues ». Le mot « réunions » est presque devenu synonyme de perte de temps. Convoquez une réunion et vous pourrez presque entendre un grognement collectif dans votre bureau. Voici cinq règles pour organiser des réunions efficaces et éviter une perte de temps, de ressources et d’argent.

Avant d’organiser une réunion, la justifier.

Nous avons l’impression que les réunions sont, en soi, productives. Et si c’était le contraire?

Si les réunions sont, pour la plupart, improductives, ne devraient-elles pas être planifiées dans des conditions spécifiques?

Pour la justifier, demandez-vous :

  • Quel est le résultat escompté?
  • Qu’est-ce que je cherche à accomplir?
  • Pourquoi dois-je mettre tous ces gens ensemble dans une pièce?

Si vous ne pouvez pas exprimer la nécessité d’une réunion, ne la convoquez pas. Si vous le pouvez, ces questions vous permettront d’articuler vos attentes concernant la réunion, en plus vous d’augmenter les chances que la réunion atteigne ses objectifs.

Inviter des joueurs, et non, des spectateurs.

Nous avons tendance à inviter trop de gens aux réunions. Nous supposons qu’il vaut mieux inviter trop d’individus à une réunion plutôt qu’en oublier un. Une pensée peut-être judicieuse pour party de Noël, mais ce n’est pas le cas pour les réunions d’entreprise.

Je me souviens avoir entendu l’histoire d’un village qui a voulu honorer leur roi avec un tonneau de vin. Les citadins avaient pour mandat de chacun amener un pichet de vin, et de, collectivement, remplir le baril. Chaque villageois supposa que tout le monde allait apporter du vin et remplit donc leur cruche avec de l’eau. Le roi reçut son cadeau seulement pour trouver que le tonneau de vin était rempli d’eau.

Plus il y de gens invités à une réunion, moins les gens se sentent responsabilisés et seront donc moins préparés. Si chaque personne ne se sent pas directement interpelée et indispensable au déroulement de la rencontre, ils ne seront pas aussi diligents pour le suivi des points discutés. Ils supposent que d’autres le feront. En éliminant les « spectateurs », vous augmentez l’efficacité de vos réunions qui seront plus courtes et attrayantes, avec la possibilité de faire un meilleur suivi. Et ce, plus rapidement.

En bref, vous obtiendrez plus de vin.

Allouer une durée fixe pour votre réunion.

Nous avons tendance à agir selon les blocs de temps qui s’adaptent parfaitement dans nos calendriers. Vous ne correspondez pas à la réunion dans le calendrier; vous utilisez le calendrier pour capturer le temps nécessaire pour la réunion.

Les réunions devraient durer le temps d’atteindre l’objectif spécifié, ni plus, ni moins. Lorsque vous planifiez une réunion, demandez-vous combien de temps il vous faudra pour atteindre les résultats escomptés.

Planifier la réunion pour cette durée, même si cela ne correspond pas aux blocs d’heures identifiés dans votre calendrier. Planifier une réunion de 18 minutes si c’est ce dont vous avez besoin. Si vous atteignez vos objectifs dans un temps plus court, ajourné plus tôt. La plupart du temps improductif vient quand les gens sentent qu’il y a plus de temps alloué que nécessaire. Cette méthode montre aussi à vos collègues que vous respectez leur temps.

Vous avez planifié la réunion, vous en êtes le responsable.

Celui qui a convoqué la réunion doit être responsable de conduire l’ordre du jour et de garder la réunion orientée vers l’objectif.

Trop souvent une réunion est organisée, sans que le responsable soit clairement établi. Le résultat? Une personne commence, puis un autre participant prend la parole et la conversation est redirigée sans suite continue. Tout le monde doit être en mesure de participer, mais une seule personne doit être responsable du flux de la conversation durant la réunion. Le responsable commence habituellement avec un ordre du jour et prend la responsabilité de guider la réunion d’une manière efficace. De faire régner le respect, de s’assurer que chacun a émis son commentaire et participer à la conversation. À la fin,

Un dénouement avec des étapes d’action concrètes et comprises.

Les réunions sont un lieu d’échanges, mais aussi de planification. À la fin de chaque réunion, il devrait y avoir une liste de mesures de suivi qui émerge de la discussion. Pou se faire, le responsable termine sur un rap up de l’information qui a été dite et des actions déterminées d’un commun accord durant la réunion pour atteindre l’objectif initial. Le tout pour assurer la compréhension des participants, mais aussi leur mise à niveau, soit que tout le monde soit sur la même longueur d’onde quant à l’information diffusée durant la réunion. Les participants doivent quitter la réunion en sachant ce qu’ils doivent faire et dans quel but, ils doivent le faire.

Ces actions discutées doivent faire l’objet d’un suivi à la prochaine réunion, question d’assurer une bonne orientation stratégique.

Les réunions peuvent être un outil puissant pour la réussite de votre entreprise. Cependant, comme tout outil, vous ne pouvez en récolter pleinement les avantages que lorsque vous l’utilisez correctement.

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Publié par Pierre-Michel Bazire

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